lunes, 4 de abril de 2011

SUBTOTALES

Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Empresa
País
Ingresos
Gastos
Beneficios
Los conquistadores España
2554555
565533
1989022
Los conquistadores Francia
2456895
65656
2391239
Los conquistadores USA
6546588
565566
5981022
Americanino USA
1234567
1561685
-327118
Americanino México
7654321
758621
6895700
Americanino España
8945612
5697874
3247738
Americanino Francia
1223344
256487
966857
Jaybell USA
5664879
455645
5209234
Jaybell Chile
6546588
5897466
649122
Jaybell Alemania
2456895
458976
1997919

Debe crear una lista, con los subtotales por empresas acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los totales parciales:

- Seleccione todo el rango de datos (A1:E11)
- Active la opción Subtotales del Menú Datos
- Active las opciones necesarias:

Para cada cambio en EMPRESA (con esto agrupara por empresas):

subt.jpg (32252 bytes)


Observe que han aparecido los subtotales bajo la columna de Beneficios agrupados por países. A la izquierda, aparecen unos signos que controlan el nivel de desglose del subtotal. Puede aumentar o disminuir el nivel del subtotal pulsando en los signos + y o, bien, en los números que aparecen sobre estos signos.
subtres.jpg (60339 bytes)

Para añadir los promedios de gastos, aparte de los subtotales anteriores de los Beneficios, realiza las siguientes instrucciones:
  • Vuelva a seleccionar la lista de datos y active la opción Subtotales del Menú Datos
  • Cambia la opción Usar función y escoja la función Promedio.
  • Active la casilla Agregar subtotal a GASTOS
  • Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales (si no la desactiva, perdera los subtotales conseguidos).
  • Active la opción Aceptar.
Si quiere desaparecer los subtotales, debe activar la opción Subtotales del Menú Datos, y seleccionar Quitar todos.

Nota: Para realizar subtotales de otro campo, por ejemplo, por países, deberá primero ordenar la tabla por esa columna

















REFLEXION:
Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

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